https://www.besserjetzt-consulting.de/wp-content/uploads/2024/12/Schwarz-und-Weiss-Umrandet-Band-Logo-7.avif 500 500 Michael Zocholl https://www.besserjetzt-consulting.de/wp-content/uploads/2024/11/Schwarz-und-Weiss-Umrandet-Band-Logo-5-png.avif Michael Zocholl2024-12-23 08:07:182024-12-23 08:07:21Transformationale Führung vs. Transaktionale FührungZuhören, Fragen, Führen
Folge 1: Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?
In der heutigen Folge erzähle ich dir, wie der Ablauf eines Mitarbeitergespräches ist.
Herzlich willkommen zu zuhören, Fragen führen, Dein Podcast über die Kunst der Mitarbeitergespräche mit mir Michael zu holen. Ich bin Berater, Coach und Trainer und ich setze meine Arbeit auf selbstbewusste Führungskräfte und offene Kommunikation. In diesem Podcast gebe ich dir realistische und hilfreiche Tipps für eine bessere Kommunikation mit meinen Mitarbeitern. Und nun viel Spaß mit der Folge.
Neue Position als Fühurngskraft – Mitarbeiter sind „alte Bekannte“
Ich habe neulich einen Kunden im Coaching gehabt, der vor seinen ersten Mitarbeitergesprächen stand. Er machte in seinem Unternehmen die Ausbildung zum Industriemechaniker und arbeitete vor seiner Beförderung bereits in dem Team, das er nun führt. Er kennt seine Mitarbeiter also sehr, sehr gut. Es war seine erste Position als Führungskraft und in wenigen Tagen standen die regulären Mitarbeitergespräche an. Er machte sich so langsam einen Reim auf die Leistung der Kollegen und bekam auch gleichzeitig den ersten Gegenwind für seinen Führungsstil zu spüren.
Um mal ein Beispiel zu nennen. Insbesondere ein Kollege zeigte immer offener, dass er mit den Entscheidungen so nicht einverstanden war. In den morgendlichen Schichtgesprächen, wo alles Wichtige für den Tag besprochen wird, verdrehte der Kollege gerne mal die Augen und raunzte hörbar in sich hinein, wenn mein Klient etwas berichtete.
Fragen & Feedback zum Ablauf
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Mitarbeitergespräch und Ablauf soll helfen
Eine Situation, die mein Klient und natürlich auch alle anderen bemerkten. Nur direkt angesprochen hatte mein Klient das nicht und das sollte jetzt unbedingt im Mitarbeitergespräch passieren. Machen wir hier schon mal einen kleinen Cut und fassen zusammen. Wir haben also eine motivierte Führungskraft, die den ersten Gegenwind aushalten muss und diesen auch erst einmal ignoriert. Warum machen Mitarbeiter das? Ganz klar Sie wollen Grenzen austesten und so ein bisschen die Unzufriedenheit und vielleicht auch die Ungewohnt heit überspielen.
Das Mitarbeitergespräch war jetzt für meinen Klienten eine Art Ventil und damit läuft die Führungskraft natürlich auch Gefahr, dass sie das Mitarbeitergespräch zweckentfremdet. Kritik muss natürlich im Mitarbeitergespräch angebracht werden, aber in der richtigen Dosis und natürlich auch zur richtigen Zeit. Wir kamen also schnell an den Punkt, an dem wir uns mal grundlegend darüber unterhalten mussten, wie so ein Ablauf eigentlich ist. Und das ist auch heute unser Thema in diesem Podcast. Struktur ist wichtig. Ein klarer Ablauf gibt euch nämlich Sicherheit, weil du als Führungskraft weißt, wer was wann zu sagen hat. Außerdem unterstützt einer standardisierter Ablauf dabei, deine Inhalte zu priorisieren.
Der Ablauf gibt Dir Struktur. Und Struktur gibt dir Sicherheit.
Ein Mitarbeitergespräch heißt nicht umsonst so, denn der Mitarbeiter erhält in diesem Gespräch die Mehrheit der Zeit zum Erzählen. Daher brauchst du ja auch einen Ablauf, damit du deine Punkte trotzdem setzen kannst. Schauen wir dann also direkt mal auf die einzelnen Prozessschritte und jedes Mitarbeitergespräch geht natürlich mit der Vorbereitung los.
Und in dieser Vorbereitung geht es darum, einen Termin zu vereinbaren. Und für dich, ganz explizit aber auch für den Mitarbeiter geht es darum, dass ihr euch gezielt vorbereitet. Wichtig ist aus meiner Sicht, dass man sich für das Mitarbeitergespräch ausreichend Zeit einräumt. Aus meiner Erfahrung würde ich sagen, 90 Minuten sollten es schon sein. Von diesen 90 Minuten sind 60 Minuten definitiv das Gespräch und 30 Minuten sind Puffer, die ihr euch hinten dranhängen könnt. Und dieser Puffer, 30 Minuten oder auch länger dient natürlich dazu, um Gespräche, die so ein bisschen aus dem Ruder laufen oder die einfach länger dauern, aufzufangen und nicht in Stress zu geraten.
Und das bringt mich auch zu Tipp Nummer zwei In der Vorbereitung oder in der Terminvereinbarung nämlich macht das Mitarbeitergespräch nicht zwischen zwei Terminen, die euch ebenfalls sehr fordern bzw. die auch von euch erfordern, dass ihr pünktlich Schluss machen müsst.
Soll heißen, wenn ihr das Gespräch zwischen zwei Termine packt und schon nach 40 oder 50 Minuten auf die Uhr gucken müsst, dass ihr hier bloß nicht überzieht, dann stresst euch das als Führungskraft. Und das merkt auch der Mitarbeiter. Und zu guter Letzt habe ich ja gerade gesagt Ihr beide müsst euch vorbereiten. Das heißt, für euch ist wichtig, den Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass auch er sich vorbereiten soll.
Mitarbeiter soll eigene Gesprächspunkte einbringen
Er soll eigene Gesprächspunkte mitbringen, die Leistung reflektieren und Wünsche für das nächste Jahr erarbeiten. Im zweiten Schritt geht es für dich explizit darum, die Leistung nach zu halten und den Termin vorzubereiten. Und das bringt mich noch zurück zu dem Beispiel ganz zu Beginn nämlich das Thema Augenrollen im Gespräch. Die Führungskraft wollte das unbedingt zum Thema machen, was sie ja auch soll und was sie ja auch darf.
Nun haben wir hier einen sogenannten Nikolauseffekt und dieser Nikolauseffekt heißt oder der besagt, dass ein Verhalten, das wir kurz vor einem bestimmten Ereignis wahrnehmen, die Leistung überstrahlt.
Positiv wie negativ. Und das ist hier mit dem Thema Augenrollen passiert. Das Augenrollen sollte ganz zu Beginn dominierendes Thema werden und alles andere an Leistung überstrahlen. Und damit würden wir ja dem Mitarbeitergespräch so ein Stück weit auch den Zweck nehmen. Für mich ist wichtig, über das Jahr hinweg die Leistung nach zu halten, sich immer wieder die Zeit zu nehmen und zu reflektieren, Welche Projekte liefen gut, wo hat der Mitarbeiter Handlungsfelder, wo kann er sich verbessern?
Das müsste ganz konkret aufschreiben, damit es euch nicht in Vergessenheit gerät. Und damit ihr das Feedback, das ihr geben wollt, besser formulieren könnt. Wenn ihr das gemacht habt, dann könnt ihr in das Mitarbeitergespräch gehen und könnt das Gespräch durchführen. Und in dieser Durchführungsphase gibt es verschiedene Unterschritte, die man beachten muss.
Das Gespräch geht damit los, dass ihr erst einmal eine entspannte Atmosphäre herstellt, zum Beispiel durch Smalltalk. Wenn das Mitarbeitergespräch ein ganz normales Gespräch ist, wo es darum geht, das Jahr zu reflektieren, die Ziele noch mal neu zu vereinbaren, dann bietet sich Smalltalk einfach an, um eine entspannte Atmosphäre herzustellen.
Ihr seid also nun mittendrin im Mitarbeitergespräch und nach der Kontaktaufnahme geht es darum, dass der Mitarbeiter seine Leistung selbst einschätzt. Der Mitarbeiter ist also jetzt gefordert. Soll seine Leistung, seine Projekte reflektieren, darstellen, wie er dieses Jahr empfunden hat. Und für euch beginnt auch eine ganz anstrengende Phase, nämlich die des Zuhörens.
Ohne einen Ablauf fehlt dem Mitarbeiter die Zeit seine Punkte einzubringen.
Hier zeigt sich, warum das Mitarbeitergespräch so heißt, wie es heißt. Für euch heißt es zuhören und bei Unklarheiten natürlich nachfragen. Und ganz wichtig die Aussagen, die kommen, nicht zu bewerten, sondern erst einmal aufzunehmen und für euch und eure Argumente und eure Ziele, die er verfolgt, zu nutzen. So könnt ihr eine wunderbare Brücke bauen und den Mitarbeiter zum Beispiel fragen, wie er euer Führungsverhalten in den ersten Monaten wahrgenommen hat. Warum so eine Brücke? Die bringt euch nämlich in der nächsten Phase dazu, das Thema Augenrollen noch einmal explizit zu erwähnen.
Der Mitarbeiter wird höchstwahrscheinlich irgendwas dazu sagen. Vielleicht wird ihn diese Frage kalt erwischen oder er wird eine Phrase loswerden. Wie Ist alles in Ordnung? Ihr wisst aber oder Ich habe wahrgenommen, dass dem nicht immer so ist und so habt ihr in eurem Ablauf eine Brücke, zumindest mal darüber zu sprechen.
Und wenn die Brücke gebaut ist, dann kommen wir zur nächsten Phase im Ablauf, nämlich der Argumentationsphase. Und da geht es darum, dass ihr eure Einschätzung über die Leistung des Mitarbeiters mit konkreten Beispielen Feedback gibt. Und hier gilt natürlich „Je konkreter er das macht, umso einfacher für den Mitarbeiter“. Umso einfacher ist es für ihn, das Gesagte nachzuvollziehen und eventuell auch zu verändern.
Nun haben wir ja das Problem als Führungskraft, dass wir unser Feedback auf Vermutungen, auf gesammelten Eindrücken, Beispielen, Erzählungen oder auf Wahrnehmungen basieren lassen müssen. Und es geht darum, in der Argumentation sphase unsere Vermutungen bestätigen oder entkräften zu lassen. Und in der Vorbereitung habe ich mit dem Klienten mal folgendes gemacht und habe mir überlegt Welche Gründe kann es denn haben, dass der Mitarbeiter mit den Augen rollt?
Da kann es sein, dass das Gesagte entweder falsch ist oder als störend empfunden wurde. Dann kann es sein, dass der Mitarbeiter die Führungskraft nicht magister. Es kann aber auch sein, dass der Mitarbeiter überlastet ist. Und dann gibt es noch viele Varianten mehr, die aber hier auch den Rahmen sprengen würden.
Ein Ablauf sorgt für mehr Atmungsfähigkeit deiner Führung
Ich will nur dafür sorgen, dass ihr ein Gefühl dafür bekommt. Über was reden wir hier eigentlich? Und wir reden eigentlich über Vermutungen, die wir bestätigen oder kräftigen lassen. Und das tun wir in dem Mitarbeitergespräch. Und rein dadurch, dass wir es ansprechen, passiert bei dem Mitarbeiter was.
Er wird drüber nachdenken, dass sein Verhalten aufgefallen ist und er wird euch eine Erklärung liefern, die entweder dazu passt oder nicht. Und so entsteht der Ballwechsel, der wichtig ist, damit ihr vorankommt. Und in dieser Phase der Argumentation geht es natürlich auch darum, dass ihr eure eigenen Vorstellungen und Wünsche platziert. Also Augenrollen im Gespräch ist etwas, was ihr euch sehr wahrscheinlich nicht wünscht. Was ihr euch aber hingegen vorstellen könnt, ist, dass der Mitarbeiter Kritik, die er hat, gerne auch im Gespräch direkt anspricht und die Äußerung nicht in sich hineinfrisst. Nur so könnt ihr auch als Führungskraft eine Veränderung erzielen.
Das heißt, das ist der Ballwechsel. Vermutungen aufstellen, hinterfragen, erklären lassen, Vorstellungen und Wünsche platzieren und somit auch am Ende zu neuen Zielen kommen.
Und die Argumentationsphase ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn ihr gemeinsam einen Konsens habt oder einen Konsens erreichen konntet über die Bewertung der Leistung. Dann geht es nämlich rüber in die Schlussphase. Ihr vereinbart neue Ziele und was ihr da vereinbart, ist natürlich sehr stark abhängig davon, was ihr besprecht. Und die Klassiker sind ihr vereinbart Weiterbildungen, Trainings, Ihr könnt neue Projekte vereinbaren, mehr Verantwortung oder auch ein neues Miteinander, eine neue Art der Zusammenarbeit vereinbaren.
Ablauf führt zu mehr Souveränität
Das ist dann so was wie mehr direkte Kommunikation oder mehr Feedback. Wichtig ist vielleicht gar nicht so sehr, was ihr vereinbart. Ja, auch das ist wichtig, natürlich. Aber die Frage, wie ihr das vereinbart, ist aus meiner Sicht noch viel entscheidender. Und hier kommt es darauf an, wie ihr das schafft, den Mitarbeiter in die Zielvereinbarung mit einzubinden. Das heißt, fragt der Mitarbeiter, welche Ziele er sich vorstellen kann, welche er auch selbst einbringen kann. Das erhöht die Bindung an das Ziel und an die Umsetzung. Und hinzu kommt Wenn Ihr klassische Aufgabenziele vereinbart, dann ist es sehr wahrscheinlich so, dass der Mitarbeiter sowieso die größere Fachkenntnis hat und somit der Experte für sein Thema ist.
Dann ist das Gespräch fast vorbei. Es geht in die Abschlussphase, reflektiert das Gespräch. Schaut, ob ihr alle Ziele erreicht habt und ob Klarheit darüber herrscht, was hier vereinbart wurde. Ganz wichtig. Dann habt es aber wirklich geschafft und wir können das Gespräch nachbereiten. Aus Sicht der Führungskraft würde ich immer hingehen und versuchen, noch mal zu reflektieren, wie das Gespräch gelaufen ist. Das eigene Gesprächsverhalten reflektieren, Welche Aussagen haben funktioniert? Wo muss man noch klarer, direkter werden? Wo muss man vielleicht auch ein bisschen zurückhaltender werden? Das lernt ihr aber mit jedem Mitarbeitergespräch dazu.
Das waren auch schon die einzelnen Phasen, wie ein Mitarbeitergespräch abläuft. Ich fasse noch mal zusammen, was das für Phasen sind. In der Vorbereitung geht es darum, einen Termin zu vereinbaren. Und für euch als Führungskraft geht es darum, die Leistung konkret nachzuhalten. Im Mitarbeitergespräch selbst geht es im ersten Schritt darum, Kontakt aufzunehmen und eine entspannte Atmosphäre herzustellen. Dann folgt die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters. Danach kommt ihr mit eurer Einschätzung und ihr sorgt dafür, dass ihr einen Konsens erhaltet über die Bewertung der Leistung.
Danach beschließt ihr neue Ziele für das Geschäftsjahr oder für das Kalenderjahr und findet einen gemeinsamen Abschluss, wo ihr noch mal reflektiert, wie das Gespräch gelaufen ist und klärt, ob alles klar ist. Dann der letzte Schritt, die Nachbereitung. Die dient euch als Führungskraft dazu, das Gespräch zu reflektieren. Es ist doch gar nicht so kompliziert, oder? Gut, ich weiß, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Wichtig ist Der Prozess gibt euch Sicherheit und unterstützt euch dabei, dass aus dem Mitarbeitergespräch auch ein echter Ballwechsel wird.
Der Ablauf sieht eine klare Vereinbarung vor
Ein echter Dialog vom Mitarbeiter zu dir und von dir zum Mitarbeiter. Und zum Abschluss ist mir noch eine Sache wichtig Es ist eine Übungssache. Wie schon gesagt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Das heißt, gesteht euch zu, dass sie auch mal ein Mitarbeitergespräch in den Sand setzt. Jetzt aber genug erklärt. Ich wünsche euch viel Spaß mit euren Mitarbeitergesprächen und wünsche euch noch eine entspannte Woche. Viel Erfolg und bis zum nächsten Mal. Danke fürs Zuhören. Wenn du zu Mitarbeitergesprächen weiter auf dem Laufenden bleiben willst, vergiss nicht, diesen Podcast zu abonnieren, damit du keine zukünftige Folge mehr verpasst.
Lass auch gerne eine Bewertung da. Wenn dir der Podcast gefallen hat. Solltest du Fragen oder Kommentare zum heutigen Thema haben. Schreib mir gerne eine Mail oder schreib mir eine Nachricht auf LinkedIn. Alle Infos dazu findest du in den Shownotes. Wir hören uns in der kommenden Woche wieder. Bis dahin wünsche ich dir gute Gespräche.
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